Polityka prywatności

1Kto odpowiada za Twoje dane osobowe?

Administratorem danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce prywatności jest:

Oriani Complementa S.L., prowadząca działalność pod nazwą handlową ALL IN CAR HIRE.

Hiszpański numer identyfikacji podatkowej (CIF): B75608943.

Adres siedziby: Calle Dionisia Redondo, Local 1, 29640 Fuengirola, Málaga, Hiszpania.

E-mail: info@allincarhire.com.

Telefon: +34 951 080 385.

Strona internetowa: www.allincarhire.com.

W tej polityce określenia „ALL IN CAR HIRE”, „my”, „nas” i „nasz” odnoszą się do Oriani Complementa S.L.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679, ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych („RODO”), hiszpańską ustawą organiczną 3/2018 o ochronie danych osobowych i gwarancji praw cyfrowych oraz innymi obowiązującymi przepisami.

2Czego dotyczy ta polityka?

Ta polityka wyjaśnia, jak zbieramy i wykorzystujemy dane osobowe w związku z:

• Zapytaniami, wycenami i rezerwacjami pojazdów.
• Umowami wynajmu pojazdów i powiązanymi usługami.
• Obsługą klienta, incydentami, skargami i roszczeniami.
• Potwierdzeniami rezerwacji i innymi komunikatami dotyczącymi usługi.
• Naszą stroną internetową i aplikacją biznesową „all in car hire mensajes”, której używamy do wysyłania potwierdzeń rezerwacji przez WhatsApp Business Platform.

Polityka obejmuje przetwarzanie danych osobowych przez nas. Usługi podmiotów trzecich, w tym WhatsApp, mogą również przetwarzać informacje na podstawie własnych informacji o prywatności i warunków.

3Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Przetwarzamy informacje istotne i niezbędne do świadczenia zamówionej usługi oraz wykonania związanych z nią obowiązków prawnych. W zależności od Twojej relacji z nami mogą to być:

Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu oraz dane identyfikacyjne i dotyczące prawa jazdy potrzebne do zorganizowania wynajmu, sprawdzenia uprawnień i spełnienia obowiązujących wymogów prawnych.

Dane rezerwacji i wynajmu: numer rezerwacji, pojazd lub jego kategoria, daty, godziny i miejsca odbioru oraz zwrotu, warunki wynajmu, upoważnieni kierowcy, opłaty i inne informacje potrzebne do wykonania uzgodnionej usługi.

Dane rozliczeniowe i transakcyjne: dane do faktury, kwoty wynajmu, faktury, status płatności, kaucje, zwroty i identyfikatory transakcji dotyczących wynajmu.

Komunikacja dotycząca usługi: wysłane potwierdzenia, zapytania otrzymane przez nasze kanały kontaktu oraz informacje przekazane przy prośbie o pomoc lub składaniu skargi.

Dane potwierdzeń WhatsApp: imię i nazwisko, numer telefonu z międzynarodowym numerem kierunkowym, numer rezerwacji, pojazd lub kategoria, szczegóły odbioru i zwrotu, łączna kwota rezerwacji oraz informacje techniczne zwracane podczas wysyłania wiadomości, takie jak jej identyfikator lub komunikat błędu.

Dane techniczne strony: informacje potrzebne do udostępniania i ochrony strony, takie jak adresy IP, dane żądań i dzienniki techniczne. Informacje związane z opcjonalnymi plikami cookie lub analityką opisano osobno w naszej Polityce plików cookie.

Podawaj prawidłowe informacje i informuj nas o istotnych zmianach. Nie przesyłaj przez WhatsApp kodów zabezpieczających kart płatniczych, haseł ani niepotrzebnych dokumentów tożsamości.

4Skąd uzyskujemy Twoje informacje?

Zwykle uzyskujemy dane osobowe bezpośrednio od Ciebie, gdy kontaktujesz się z nami, prosisz o wycenę, dokonujesz rezerwacji lub zawierasz umowę wynajmu.

Możemy również otrzymać informacje od osoby rezerwującej w Twoim imieniu lub wskazującej Cię jako upoważnionego kierowcę. W takich przypadkach wykorzystujemy je wyłącznie do danej rezerwacji, usługi wynajmu i związanych z nimi obowiązków prawnych.

Jeśli przekazujesz dane innej osoby, upewnij się, że masz do tego prawo, i udostępnij jej tę politykę.

5W jakich celach i na jakiej podstawie prawnej wykorzystujemy informacje?

Aby odpowiadać na zapytania, przygotowywać wyceny i organizować rezerwacje.

Przetwarzamy informacje niezbędne do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy.

Aby świadczyć usługi wynajmu pojazdów i nimi zarządzać.

Przetwarzamy informacje niezbędne do wykonania umowy wynajmu, w tym zorganizowania odbioru i zwrotu, zarządzania opłatami i kaucjami oraz przekazywania istotnych informacji o usłudze.

Aby wypełniać obowiązki prawne.

Przetwarzamy informacje wymagane przez obowiązujące przepisy podatkowe, księgowe, dotyczące wynajmu pojazdów, identyfikacji kierowców i inne wymogi prawne. Obejmuje to prowadzenie wymaganych rejestrów i przekazywanie informacji właściwym organom, gdy wymaga tego prawo.

Aby obsługiwać incydenty, skargi i roszczenia prawne.

Przetwarzamy informacje, gdy jest to konieczne do wykonania umowy, wypełnienia obowiązków prawnych lub realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów w rozwiązywaniu sporów oraz ustalaniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń. Gdy opieramy się na prawnie uzasadnionych interesach, oceniamy wpływ na Twoje prawa i wolności.

Aby chronić stronę internetową i systemy firmowe.

Możemy przetwarzać niezbędne informacje techniczne w ramach naszych prawnie uzasadnionych interesów polegających na utrzymaniu dostępności usług, zapobieganiu nadużyciom i ochronie informacji.

Aby komunikować się przez WhatsApp.

Korzystamy z WhatsApp do potwierdzeń rezerwacji i komunikacji związanej z usługą, gdy zgodziłeś się na otrzymywanie wiadomości tym kanałem. Przetwarzanie niezbędne do zarządzania rezerwacją lub wynajmem opiera się na opisanych powyżej podstawach umownych lub prawnych.

Do opcjonalnej analityki strony lub podobnych technologii.

Gdy wymagana jest zgoda, odpowiednie przetwarzanie musi opierać się na Twojej uprzedniej zgodzie, zgodnie z Polityką plików cookie.

Podanie informacji niezbędnych do rezerwacji, umowy wynajmu lub spełnienia wymogu prawnego jest warunkiem świadczenia danej usługi. Bez tych informacji możemy nie być w stanie zorganizować lub sfinalizować wynajmu.

6Jak korzystamy z WhatsApp?

Korzystamy z WhatsApp Business Platform poprzez aplikację „all in car hire mensajes”, aby wysyłać potwierdzenia rezerwacji i informacje związane z usługą.

Potwierdzenie może zawierać imię i nazwisko, numer rezerwacji, pojazd lub kategorię, szczegóły odbioru i zwrotu oraz łączną kwotę rezerwacji. Numer telefonu i informacje z wiadomości są przesyłane za pośrednictwem platformy w celu jej dostarczenia.

Podanie numeru telefonu lub przeczytanie tej polityki samo w sobie nie stanowi zgody na otrzymywanie wiadomości WhatsApp. Uzyskujemy zgodę na korzystanie z tego kanału i respektujemy żądania zaprzestania komunikacji.

Możesz w dowolnym momencie wycofać zgodę na komunikację przez WhatsApp, pisząc na info@allincarhire.com lub dzwoniąc pod +34 951 080 385. Podaj numer telefonu, którego dotyczy prośba.

Zatrzymanie komunikacji WhatsApp nie anuluje rezerwacji ani umowy wynajmu. Niezbędne informacje o usłudze mogą być przekazywane innym odpowiednim kanałem kontaktu.

Nasza obecna aplikacja potwierdzeń służy do wysyłania wiadomości. Aby uzyskać pomoc, zgłosić żądanie zaprzestania komunikacji WhatsApp lub złożyć wniosek dotyczący prywatności, użyj powyższego adresu e-mail lub telefonu zamiast polegać na odpowiedzi na potwierdzenie.

Nie wykorzystujemy przetwarzania opisanego w tej polityce do kampanii promocyjnych, tworzenia grup odbiorców reklam ani sprzedaży danych osobowych.

7Kto może otrzymać Twoje informacje?

Udostępniamy dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to konieczne do celów opisanych w tej polityce. Odbiorcami mogą być:

• Dostawcy obsługujący stronę, pocztę e-mail, oprogramowanie firmowe, hosting, utrzymanie systemów informatycznych i przechowywanie danych.
• Podmioty WhatsApp i Meta uczestniczące w świadczeniu WhatsApp Business Platform.
• Banki i dostawcy usług płatniczych, gdy jest to konieczne do obsługi płatności za wynajem, kaucji lub zwrotów.
• Księgowi, doradcy prawni, ubezpieczyciele i inni doradcy zawodowi, gdy jest to konieczne do ich usług lub konkretnego incydentu bądź roszczenia.
• Organy podatkowe, właściwe organy ścigania, sądy, organy ruchu drogowego i inne organy publiczne, gdy ujawnienie jest wymagane prawem lub ważnym żądaniem prawnym.

Gdy dostawca przetwarza dane w naszym imieniu, przetwarzanie musi podlegać odpowiednim zobowiązaniom umownym, w tym wymogom poufności i bezpieczeństwa.

Niektórzy odbiorcy działają jako niezależni administratorzy w zakresie własnych obowiązków prawnych lub usług. Ich przetwarzanie podlega ich własnym właściwym informacjom o prywatności.

W przypadku firm z siedzibą w Europejskim Obszarze Gospodarczym obecne warunki WhatsApp Business Platform wskazują WhatsApp Ireland Limited jako stronę umowy po stronie WhatsApp. Odpowiednie spółki WhatsApp i Meta mogą również przetwarzać informacje techniczne i dotyczące platformy do celów opisanych we własnych warunkach. Więcej informacji zawierają Warunki WhatsApp Business Platform.

8Czy dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy?

Korzystanie z międzynarodowych dostawców technologii, w tym WhatsApp i Meta, może wiązać się z przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.

W przypadku takich transferów muszą być spełnione odpowiednie wymogi prawne. W zależności od odbiorcy i przetwarzania zabezpieczenia mogą obejmować:

• Decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, w tym ramy ochrony danych UE–USA, gdy mają zastosowanie do uczestniczącego odbiorcy i odpowiednich danych.
• Standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są wymagane.

WhatsApp opisuje odpowiednie mechanizmy transferu w Aneksie dotyczącym przekazywania danych biznesowych.

Możesz skontaktować się z info@allincarhire.com, aby uzyskać informacje o zabezpieczeniach Twoich danych i sposobie otrzymania ich kopii, z zastrzeżeniem ochrony informacji poufnych i praw innych osób.

9Jak długo przechowujemy Twoje informacje?

Stosujemy okresy przechowywania odpowiednie do celu informacji i obowiązujących wymogów prawnych.

Rezerwacje i wynajem: informacje są przechowywane tak długo, jak jest to potrzebne do zorganizowania i obsługi usługi, zakończenia wynajmu i rozwiązania powiązanych spraw pozostających w toku. Następnie zachowujemy tylko informacje niezbędne do opisanych poniżej celów prawnych, księgowych lub związanych z roszczeniami.

Obowiązkowe rejestry wynajmu pojazdów: informacje w wymaganym rejestrze elektronicznym na podstawie hiszpańskiego dekretu królewskiego 933/2021 są przechowywane przez trzy lata od zakończenia usługi wynajmu, zgodnie z obowiązującymi wymogami. Dekret królewski 933/2021, artykuł 5.

Dokumentacja księgowa i dowody działalności gospodarczej: dokumenty objęte artykułem 30 hiszpańskiego Kodeksu handlowego są przechowywane przez sześć lat od ostatniego odpowiedniego wpisu w księgach rachunkowych, chyba że obowiązuje inny wymóg prawny. Wymogi lub postępowania podatkowe mogą wymagać dłuższego przechowywania niektórych dokumentów. Hiszpański Kodeks handlowy, artykuł 30.

Zapytania i wiadomości dotyczące usługi: są przechowywane podczas obsługi zapytania, rezerwacji lub sprawy związanej z usługą. Następnie zachowywane są tylko informacje niezbędne do udokumentowania wynajmu, spełnienia wymogów prawnych lub obsługi potencjalnych roszczeń, zgodnie z odpowiednimi kryteriami przechowywania.

Zgody na kanał komunikacji i żądania rezygnacji: przechowujemy ograniczony zakres informacji niezbędnych do wykazania odpowiednich zgód, respektowania żądań zaprzestania komunikacji i realizacji związanej z tym odpowiedzialności prawnej.

Roszczenia i postępowania: istotne informacje mogą być przechowywane do ostatecznego zakończenia sprawy i upływu odpowiednich ustawowych terminów przedawnienia.

Gdy informacje nie są już potrzebne, są usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane. Gdy prawo hiszpańskie wymaga zablokowania danych, ich zwykłe wykorzystanie zostaje ograniczone i są przechowywane wyłącznie do prawnie dozwolonych celów, do czasu możliwości ich usunięcia.

10Jakie masz prawa?

Na warunkach określonych w przepisach o ochronie danych możesz:

• Zażądać dostępu do swoich danych osobowych.
• Zażądać sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych informacji.
• Zażądać usunięcia swoich danych osobowych.
• Zażądać ograniczenia przetwarzania.
• Wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach.
• Zażądać przenoszenia danych, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się w sposób zautomatyzowany.
• W dowolnym momencie wycofać zgodę, gdy przetwarzanie na niej polega.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z praw, napisz na info@allincarhire.com lub na adres:

Oriani Complementa S.L. — Ochrona danych. Calle Dionisia Redondo, Local 1, 29640 Fuengirola, Málaga, Hiszpania.

Wyjaśnij swój wniosek i podaj informacje wystarczające do znalezienia odpowiednich zapisów, takie jak użyty adres e-mail, numer telefonu lub numer rezerwacji.

Jeżeli mamy uzasadnione wątpliwości co do Twojej tożsamości, możemy poprosić wyłącznie o dodatkowe informacje niezbędne do jej sprawdzenia. Kopia dokumentu tożsamości nie jest automatycznie wymagana przy każdym wniosku.

Zwykle odpowiadamy w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. Jeżeli konieczne jest prawnie dopuszczalne przedłużenie terminu, wyjaśnimy jego powód w tym pierwszym miesiącu. Wnioski są zwykle rozpatrywane bezpłatnie, z wyjątkami dopuszczonymi przez prawo. Więcej informacji o tych prawach udostępnia hiszpański organ ochrony danych.

11Jak zażądać usunięcia danych związanych z aplikacją lub WhatsApp?

Możesz zażądać usunięcia danych osobowych przetwarzanych przez nas w związku z „all in car hire mensajes”, pisząc na info@allincarhire.com. Możesz użyć tematu „Żądanie usunięcia danych osobowych” i podać numer telefonu powiązany z wiadomościami.

Ocenimy wniosek, usuniemy informacje, gdy jest to wymagane, i wyjaśnimy, jakie informacje muszą zostać zachowane i dlaczego.

Prawo do usunięcia nie jest bezwzględne. Niektóre dane rezerwacji, wynajmu, księgowe lub inne mogą wymagać przechowywania w celu spełnienia obowiązków prawnych albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Zachowanie tych danych nie upoważnia nas do dalszego wysyłania wiadomości WhatsApp po wycofaniu zgody na ten kanał.

Usunięcie rozmowy z własnego konta WhatsApp nie usuwa automatycznie zapisów przechowywanych przez nas. Podobnie usunięcie dokonane przez nas niekoniecznie usuwa kopie na Twoim urządzeniu lub informacje, dla których WhatsApp albo inni dostawcy są niezależnymi administratorami.

12Jak chronimy Twoje informacje?

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru informacji oraz ryzyka, aby zapobiegać nieuprawnionemu dostępowi, utracie, zmianie lub niedozwolonemu ujawnieniu.

Dostęp musi być ograniczony do upoważnionych osób i dostawców, którzy potrzebują informacji do swoich zadań i podlegają odpowiednim obowiązkom poufności.

13Pliki cookie i technologie strony internetowej

Pliki cookie i podobne technologie używane na naszej stronie opisano w osobnej Polityce plików cookie, która powinna określać stosowane technologie, ich cele, dostawców, okresy działania i dostępne opcje wyboru.

Technologie ściśle niezbędne mogą być wykorzystywane do udostępnienia strony i zamówionych usług. Opcjonalne technologie analityczne lub śledzące nie mogą być uruchamiane przed uzyskaniem zgody, gdy wymaga jej prawo.

Akceptacja tej Polityki prywatności, przesłanie rezerwacji lub dalsze przeglądanie strony same w sobie nie stanowią zgody na opcjonalne pliki cookie.

14Zautomatyzowane decyzje

Nie wykorzystujemy danych objętych tą polityką do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają.

15Skargi

Jeżeli masz zastrzeżenia dotyczące przetwarzania przez nas danych osobowych, możesz skontaktować się z info@allincarhire.com.

Masz również prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego. W Hiszpanii jest nim Agencia Española de Protección de Datos (AEPD):

www.aepd.es.

Nie musisz najpierw kontaktować się z nami, aby skorzystać z prawa do wniesienia skargi.

16Zmiany tej polityki

Możemy aktualizować politykę w celu odzwierciedlenia zmian w usługach, przetwarzaniu lub wymogach prawnych. Obowiązująca wersja będzie publikowana na tej stronie z datą ostatniej aktualizacji.

Gdy będzie to wymagane, przekażemy dodatkowe informacje lub uzyskamy zgodę przed wprowadzeniem nowego rodzaju przetwarzania.